Funkcjonalności


Główną funkcjonalnością systemu Kalypso jest obsługa umów faktoringowych

  • Umowa faktoringowa – definiowanie umowy oraz jej podstawowych parametrów takich jak czas trwania, limity, kontrahenci, reprezentanci. Szczegółowe warunki finansowania m.in.rodzaje i wysokości prowizji definiowane są jako schematy rozliczenia, które stanowią podstawę usług finansowych świadczonych Klientowi. Faktor ma możliwość konfiguracji opłat i prowizji np. jednorazowe, naliczane dziennie, od czynności (sprawdzenie wiarygodności odbiorcy, koszty przelewu), od zdarzeń (przekroczenie limitu,niskie obroty).
  • Obsługa wierzytelności przyjętych do finansowania – system umożliwia dwojaki sposób obsługi faktur przyjętych do finansowania. Pierwszy opiera się na grupowaniu faktur w pakiety podczas gdy drugi umożliwia niezależne rozliczanie wszystkich faktur w portfelu Faktoranta. W obu przypadkach faktury przyjęte do finansowania obsługiwane są zgodnie z warunkami określonymi w schematach rozliczenia. W uzasadnionych sytuacjach te, domyślne warunki finansowania, mogą zostać zmienione na poziomie pojedynczej faktury lub grupy faktur.

 

Kontrahenci


Faktoranci mogą być definiowani bezpośrednio w systemie lub zgłaszani przez Partnerów biznesowych (Brokerów, Klientów)

  • Zgłaszanie Klientów – system umożliwia zgłoszenie Klienta bezpośrednio przez samych zainteresowanych za pomocą formularza zamieszczanego na stronie/stronach internetowych własnych lub Parnerów biznesowych, przez Brokerów za pośrednictwem systemu oraz Pracowników faktora. Proces rozpatrywania wniosku o zarejestrowanie Klienta wspierany jest przez zdefiniowany workflow, który umożliwia śledzenie stanu wniosku oraz kontrolę terminowości realizacji zadań. Rozpartując wniosek, Pracownik Faktora może sprawdzić czy dany Klient był już wcześniej zgłaszany i z jakim skutkiem. Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku dane Klienta zostaja automatycznie zapisane do bazy Klientów.
  • InterfejsFaktoranta – Kalypso udostępnia kontrahentom interfejs graficzny, którego treść jest spersonalizowana i dostosowana do typu kontrahenta. W przypadku Faktoranta umożliwia on przegląd umów od poziomu umowy faktoringowej do poszczególnych faktur, zgłaszanie drogą internetową faktur do wykupu. Definiowanie Klientów – poza automatycznym przepisaniem danych Klienta ze zgłoszenia, system umożliwia dodawanie Klientów poprzez dedykowany wizard. W trakcie tej czynności Pracownik Faktora podaje wymagane informacje o Kliencie oraz określa typ Klienta. Obecnie przewidziene są następujące rodzaje Klienta: Faktorant, Broker, Odbiorca.

 

Brokerzy


Rozliczenie z Brokerami są zautomatyzowane i umożliwiają elastyczną konfigurację prowizji 

  • Prowizje Brokerskie – Brokerom należna jest prowizja za umowy zrealizowane z Klientami przypisanymi do danego Brokera. Wysokość prowizji uzależniona jest od zdefiniowanych w umowie warunków,np:
    • wysokość obrotu zrealizowanego z Klientem 
    • wysokość przychodu Faktora z tytułu prowizji
    • prowizje jednorazowe

    System umożliwia stosowanie dowolnej kombinacji parametrów przy definicji prowizji.

  • Rozliczenia prowizje  – Kalypso wpiera proces rozliczeń z Brokerami poprzez generowanie okresowych zestawień należnych Brokerom prowizji oraz dedykowany workflow umożliwiający rejestrowanie przebiegu procesu rozliczenia prowizji brokerskiej.
  • Interfejs Brokera – Brokerzy posiadają dostęp do systemu Kalypso co umożliwia zgłaszanie klientów do faktoringu oraz monitorowanie statusu rozliczeń.

 

Płatności


Kalypso automatyzuje rozliczenia płatnicze

  • Przelewy wychodzące – Kalypso udostępnia dedykowany workflow do obsługi przelewów wychodzących pozwalający zautomatyzować proces wykonania płatności, obsługiwane są standardy:
    • SWIFT
    • ELIXIR
    Dzięki systemowi uprawnień dostęp do krytycznych kroków procesu może być ograniczony dla wybranych pracowników przez co zwiększone jest bezpieczeństwo realizowanych wypłat.
  • Przelewy przychodzące – system pozwala na import wyciągów z kont bankowych a następnie w oparciu o zdefiniowane reguły wspiera pracowników Faktora w identyfikacji przelewów przychodzących i przypisaniu ich do odpowiednich pozycji należności (spłat faktur, zapłat za faktury prowizyjne, itp.).

 

Dokumentacja


Kalypso kompleksowo wspiera zarządzanie dokumentami w firmie

  • Druk dokumentów firmowych – Kalypso wspiera proces druku dokumentów firmowych związanych ze świadczeniem usług faktoringowych. W systemie definiowane są wzory dokumentów, które w trakcie świadczenia usług mogą być na żądanie automatycznie wypełnione adekwatnymi danymi. Dokument taki można następnie wydrukować przez co znacznie skracany jest czas obsługi Klienta. Przykładowe dokumenty to umowa faktoringowa, umowa o przelew, faktury własne, wezwania do zapłaty.
  • Repozytorium dokumentów – dokumenty w formie elektronicznej mogą być załączane do odpowiednich obiektów w systemie (np. dokumenty dotyczące Klienta, umowy faktorigowej, procesu windykacyjnego). Dzięki załaczeniu ich bezpośrednio do obiektu, którego dotyczą, dokumenty są zawsze dostępne „pod ręką”. Do zbiorczego przeglądania dokumentów służy wbudowana w system przeglądarka dokumentów. Dokumenty przechowywane są w wydzielonym katalogu w systemie plików serwera aplikacji. Dla zwiększenia bezpieczeństwa dostęp do dokumentów z poziomu serwera jest chroniony hasłem.
  • Komentarze – funkcjonalność umożliwia dodawanie komentarzy w trakcie pracy z systemem do tego samego typu obiektów co dokumenty w formie elektronicznej.

 

Windykacja


Moduł workflow umożliwia zunifikowane wspierania procesów biznesowych Faktora

  • Kalypso wspiera proces windykacji przedsądowej poprzez automatyczne tworzenie dla wierzytelności, których termin wymagalności zbliża się bądź zostaje przekroczony, kart monitorujących spłatę wierzytelności. W ramach procesu windykacji przedsądowej zdefiniowane zostały następujące kroki: monit telefoniczny, monit mailowy, wezwanie do zapłaty oraz ostateczne wezwanie do zapłaty. Każdy z elementów procesu ma przypisane wymagane daty realizacji, Pracownik faktora jest powiadamiany drogą mailową o wymaganych akcjach przez system alertowania. Rozwiązanie wspiera codzienną pracę Pracowników Faktora oraz pozwala na monitoring tej pracy.
  • Proces windykacji razem z procesem zgłoszenia Klienta są konkretnymi przykładami zastosowania mechanizmu workflow dostępnego w systemie Kalypso. Również inne procesy biznesowe Faktora, po uprzednim skonfigurowaniu mogą być wspierane przez to rozwiązanie.

 

Księgowość


Kalypso posiada wbudowany, w pełni parametryzowalny silnik księgowy

  • Generowanie księgowań – Kalypso oferuje możliwość księgowania wszystkich operacji finansowych zarejestrowanych w systemie. Do zainicjowania modułu potrzebne jest skonfigurowanie planu kont i reguł księgowych oraz ustalenie ich terminów ważności. Zapisy księgowe generowane są w formie Dziennika Zdarzeń Księgowych w trybie dziennym, z możliwością wycofania i powtorzenia księgowań za dowolny dzień. W przypadku korzystania z trybu korekty danych historycznych system automatycznie generuje storna poprzednio zarejestrowanych księgowań oraz rejestruje nowe w odpowiednich datach waluty.
  • Komunikacja z Księgą Główną – wygenerowane księgowania zasilają Księgę Główną lub inne systemy księgowe, istnieje także możliwość utworzenia dedykowanych raportów księgowych (np. Rachunek Zysków i Strat). Przed eksportem księgowania mogą być agregowane do dowolnego poziomu – od księgowań analitycznych na poziomie faktury do sald na poziomie klienta. Możliwe jest także dostosowanie sposobu przesyłania księgowań korekcyjnych do wymagań systemu docelowego (rodzaj storna czy sposób księgowania w zdarzeń przeszłych).

 

Raportowanie


Obsługa raportów w Kalypso jest przyjazna zarówno dla projektanta/administratora jak i użytkownika

  • Kalypso posiada moduł raportujący pozwalający w prosty sposób kreować i generować raporty w predefiniowanym formacie wyjściowym. Do tworzenia raportów służy graficzne narzędzie iReports będące zaawansowanym kreatorem szablonów, przy pomocy którego projektowany jest wygląd i struktura raportów wraz z określeniem ewentualnych parametrów wejściowych. Przygotowany szablon rejestrowany jest w systemie, następnie należy nadać uprawnienia do niego odpowiednim użytkownikom systemu.
  • Raporty generowane mogą być w popularnych formatach wyjściowych: PDF, HTML, MS Word (DOC), MS Excel (XLS). Istnieje także możliwość obsługi innych formatów danych.
  • Kalypso udostępnia dwa tryby tworzenia raportów:
  • na żądanie (on-line) – użytkownik decyduje kiedy wygenerować raport
  • automatycznie – system generuje raporty według reguł zdefiniowanych w harmongramie

 

Integracja


System Kalypso przygotowany jest na integrację z dowolnym systemem zewnętrznym

  • Eksportowane lub importowane mogą być następujące elementy systemu:
  • umowy
  • faktury
  • kontrahenci
  • księgowania
  • pracownicy
  • Dzięki przyjętej architekturze i wykorzystanym technologiom Kalypso gotowe jest na integrację z dowolnymi systemami zewnętrznymi poprzez:
  • ekstrakty do plików tekstowych – dowolny format, np. XML, CSV (również Excel)
  • usługi sieciowe (Web Services) – jako dostawca i konsument
  • integrację na poziomie bazy danych – zasilanie tabel innego systemu

Dotyczy to zarówno importu jak i eksportu danych.

Organizacja


Wszechstronna kontrola dostępu do danych i funkcjonalności oparta jest na strukturze organizacyjnej Faktora

        • Struktura organizacyjna – elastyczny model organizacyjny umożliwia odzwierciedlenie zależności funkcyjnych i hierarchicznych firmy Faktora w systemie. W pierwszym kroku definiowane są jednostki organizacyjne i przypisywane do odpowienich szczebli w hierarchii. Następnie Pracownicy przydzielani są do jednostek organizacyjnych – Pracownik może być przypisany do kilku jednostek równocześnie.
        • Role i uprawnienia – Kalypso oferuję 2-poziomowy system uprawnień i kontoli dostępu: jednostki organizacyjnej oraz użytkownika. Mechanizm profili pozwala na każdym z poziomów na dowolne grupownie ról i uprawnień, m.in.:
  • dostęp do danych (własne, jednostki organizacyjnej, firmy)
  • nawigacja (dostępne moduły aplikacji)
  • raporty (kontrola na poziomie pojedynczego raportu)
  • administracja (tworzenie użytkowników, przydzielanie uprawnień, zamknięcie dnia)
  • Monitorowanie i wynagradzanie pracy – raporty dotyczące pracowników, np. monitorujące wykonanie pracy czy motywacyjne/prowizyjne, uwzględniają w wyliczeniach zarówno miejsce pracownika w strukturze firmy jak i przysługujące mu uprawnienia (dostęp do danych).

Możliwość komentowania jest wyłączona.