Usługi faktoringowe cieszą się w Polsce coraz większą popularnością. Chętnie korzystają z nich już nie tylko duże firmy, ale również sektor MŚP, a nawet jednoosobowe działalności gospodarcze. Większe zainteresowanie usługami faktoringowymi przekłada się również na większą konkurencję wśród faktorów. Instytucje finansowe, które oferują tego rodzaju usługi, muszą więc wykorzystywać nowoczesne narzędzia – najważniejszym z nich jest system faktoringowy. Jaki powinien być system, z którego korzysta firma faktoringowa? Czym wyróżnia się dobry system faktoringowy?
Kompleksowy system faktoringowy – funkcjonalny dla faktora i faktoranta
System faktoringowy powinien wyróżniać się kompleksowymi rozwiązaniami, dzięki którym praca wszystkich specjalistów w firmie faktoringowej staje się łatwiejsza, a znaczna część procesów podlega automatyzacji. Dobry system faktoringowy powinien więc wspierać wszystkie produkty, zarówno standaryzowane, jak i customizowane, dostosowane do indywidualnych potrzeb firmy faktoringowej.
System faktoringowy powinien być także wsparciem dla różnorodnych procesów biznesowych – pozyskanie klienta, ocena ryzyka, ofertowanie i przygotowanie umowy, płatności wychodzące i przychodzące, fakturowanie, monitorowanie i windykacja, rozliczanie brokerów i innych partnerów sprzedażowych, raportowanie realizacji procesów oraz ich rozliczanie. To właśnie dzięki automatyzacji wszystkie te procesy przebiegają sprawniej i są wolne od błędów.
Dostęp do pełnej dokumentacji w systemie faktoringowym
Ułatwiony dostęp do pełnej dokumentacji to kolejny atrybut dobrego systemu faktoringowego. Wszelkie dokumenty, raporty oraz dokumentacja dotycząca kontaktu z klientem (maile, smsy, a nawet nagrania i notatki z rozmów) powinny być dostępne zarówno dla pracowników działów operacyjnych w ramach aktualnie realizowanych zadań, jak również dla analityków i kadry zarządzającej z poziomu modułu raportowego i w postaci dedykowanych dashboardów. System faktoringowy powinien także umożliwiać kontakt z klientem poprzez integrację z centralami telefonicznymi, automatyczne i ręczne generowanie wiadomości e-mail i sms, również z wykorzystaniem zdefiniowanych szablonów.
Wydajny system faktoringowy z przyjaznym interfejsem
Ogromne znaczenie ma również przyjazny i intuicyjny interfejs systemu faktoringowego dla wszystkich jego użytkowników. Musi odpowiadać na potrzeby i oczekiwania pracowników firmy faktoringowej, brokerów oraz klientów. Ponadto system faktoringowy powinien być responsywny – umożliwiać wygodną pracę na komputerach stacjonarnych, laptopach oraz różnego rodzaju urządzeniach mobilnych.
Integracja z otoczeniem biznesowym
Architektura systemu faktoringowego musi być otwarta na integrację z otoczeniem biznesowym. Możliwość integracji z pocztą e-mail, bramkami sms, centralami telefonicznymi, systemami księgowymi, systemami scoringowymi, formularzami na stronach, landing pages, systemami partnerskimi do zgłaszania leadów, systemami do zgłaszania faktur z zewnątrz, a także z BIK, rejestrami dłużników, bazami informacji gospodarczej i źródłami informacji rynkowych – takich jak kursy walut, stopy procentowe – sprawia, że system faktoringowy jest nie tylko narzędziem kompleksowym, ale także wyczerpującym funkcje, niezbędne do procesowania usług faktoringowych i pozwalającym automatyzować procesy w firmie faktoringowej.
System faktoringowy a bezpieczeństwo danych
W związku ze świadczeniem usług finansowych, w systemie gromadzone są duże ilości danych personalnych oraz finansowych. Udostępnienie ich nieuprawnionym osobom może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi oraz utratą reputacji. Z tego powodu bezpieczeństwo danych jest kluczowym elementem dla funkcjonowania instytucji finansowych. Standardom tym musi odpowiadać również system faktoringowy, prawidłowo chroniąc przed utratą i naruszeniem spójności danych, a także przed nieuprawnionym dostępem do danych. W kontekście bezpieczeństwa nie mniej ważnym aspektem jest organizacyjna gotowość dostawcy systemu do zapewnienia bezpieczeństwa informacji. Należy uwzględnić tutaj zapewnienie i aktualizację polityk bezpieczeństwa i utrzymania ciągłości działania, regularne kopie bezpieczeństwa, gotowość środowiska zapasowego oraz dbałości o bezpieczeństwo infrastruktury, zarówno bezpieczeństwo fizyczne jak i logiczne.
Wsparcie serwisowe od dostawcy systemu faktoringowego
Nawet najlepsze systemy faktoringowe wymagają bieżącej administracji i konserwacji, a dynamiczne otoczenie biznesowe wymusza elastyczne dostosowanie się do zmian. Z tego powodu wsparcie serwisowe obejmujące utrzymanie infrastruktury, natychmiastową reakcję na incydenty oraz możliwość wprowadzania potrzebnych zmian, to kolejny kluczowy element, który wyróżnia najlepszych dostawców oprogramowania dla firm faktoringowych. Instytucja finansowa, zamawiając system faktoringowy i otrzymując takie pełne wsparcie serwisowe, może skupić się jedynie na prowadzeniu działalności biznesowej, pozostawiając obowiązki techniczne wyspecjalizowanej instytucji.
Najlepszy system faktoringowy to kompleksowe rozwiązanie, które wspiera wszystkie procesy front oraz back office w firmie. Dzięki niemu praca każdego specjalisty oraz partnera biznesowego przebiega znacznie sprawniej, a klient firmy faktoringowej bez trudu korzysta z wielu praktycznych funkcji, dostępnych z poziomu wszystkich urządzeń mobilnych i stacjonarnych. Przekłada się to na większą sprzedaż i satysfakcję klienta przy jednoczesnej minimalizacji ryzyka biznesowego.