Nowoczesne systemy faktoringowe dzięki zastosowanym w nich rozwiązaniom, pozwalają automatyzować procesy w firmie faktoringowej. Taka automatyzacja procesów przekłada się z kolei na możliwość obsługi większej liczby klientów przy takich samych lub nawet mniejszych nakładach. Na czym polega automatyzacja procesów w firmie faktoringowej? Dlaczego jest ona niezbędna, by firma faktoringowa mogła się rozwijać?
Automatyzacja sprzedaży i oceny ryzyka z wykorzystaniem systemów faktoringowych
Automatyzacja procesów w firmie faktoringowej rozpoczyna się już na etapie pozyskiwania nowego klienta. Integracja systemów faktoringowych z całym otoczeniem biznesowym pozwala przekierowywać zapytania ofertowe i wnioski, pozyskane poprzez najróżniejsze kanały sprzedaży, bezpośrednio do specjalisty ds. sprzedaży. Jest to szczególnie ważne w firmach, które pozyskują klientów dzięki marketingowi omnichannel.
W pierwszej kolejności weryfikowana jest tożsamość osoby reprezentującej potencjalnego klienta. Dzięki wsparciu systemu do onboardingu można potwierdzić istnienie zgłaszanej firmy w krajowych rejestrach, potwierdzić adres mailowy, numer telefonu oraz wykorzystać przelew bankowy lub usługę dostępu do rachunku bankowego (AIS). W następnym kroku można automatycznie pobrać dane z baz informacji gospodarczych i przeliczyć reguły, dzięki którym wnioskująca firma zostanie oceniona pod kątem możliwości podjęcia współpracy. W przypadku pozytywnej wstępnej weryfikacji wniosek przekazywany jest do systemu scoringowego, który wyliczy rekomendowany limit finansowania oraz stopę procentową. Na tej podstawie komitet ds. limitów lub osoba odpowiedzialna za akceptację wniosków faktoringowych może przygotować ofertę dla potencjalnego klienta. W efekcie tych działań potencjalnemu klientowi w krótkim czasie przedstawiane są warunki umowy, a jej podpisanie możliwe jest znacznie szybciej, niż odbywałoby się to w warunkach pozbawionych automatyzacji procesów sprzedażowych. Jest to niezwykle ważne – obecnie wielu klientów wysyła zapytania ofertowe do kilku firm faktoringowych jednocześnie i spośród nich wybiera tę, która przedstawia najlepszą ofertę, a także wyróżnia się sprawną obsługą klienta.
Nowoczesne systemy faktoringowe a komunikacja z klientem
Nowoczesne systemy faktoringowe umożliwiają sprawną komunikację z klientem. Ich integracja z centralami telefonicznymi, możliwość wysyłania maili i smsów zarówno automatycznie, jak i ręcznie na podstawie gotowych szablonów, a także rejestracja rozmów czy możliwość wykonywania notatek z kontaktu z klientem ułatwia dalsze procesowanie umowy, szczególnie przez działy reklamacji i windykacji. Dostępność kanałów komunikacji z klientem w systemach faktoringowych jest rozwiązaniem usprawniającym procesowanie umowy przez pracowników front oraz back office’owych. Automatyzacja tych procesów jest z kolei możliwa dzięki szybkiemu dostępowi do pełnej dokumentacji za pomocą dashboard’ów oraz modułów raportowych.
Automatyczne procesowanie faktur i płatności w nowoczesnych systemach faktoringowych
Automatyzacja procesów w firmie faktoringowej odbywa się na każdym etapie obsługi klienta. Oznacza to, że nie tylko procesy związane ze sprzedażą usługi faktoringowej, ale także inne procesy podlegają automatyzacji. Zaliczają się do nich: przyjmowanie i weryfikowanie faktur, automatyczny dostęp do faktur klienta, a także automatyczne wypłacanie środków oraz kontrola salda faktoranta. Ponadto dzięki automatycznemu monitoringowi faktorantów dokonywana jest analiza możliwości finansowych, na podstawie której możliwe jest rozszerzenie umowy z klientem bądź jej zerwanie, gdy kondycja finansowa firmy nie jest najlepsza.
Automatyzacja procesów w firmie faktoringowej przekłada się na większą sprzedaż usług faktoringowych oraz szybszą i bezbłędną obsługę procesów w firmie. Możliwe jest więc procesowanie tych samych umów przy stosunkowo mniejszych nakładach, a w następstwie zwiększanie liczby procesowanych umów przez taką samą liczbę pracowników. Nowoczesne systemy faktoringowe są kluczowym czynnikiem, pozwalającym firmom faktoringowym konkurować z innymi instytucjami finansowymi oraz prężnie się rozwijać.